Tâches du bureau · Cas 2 sur 5
Dématérialisation des factures fournisseurs : lues, rapprochées, vérifiées
Un agent lit chaque facture fournisseur reçue, la rapproche de la commande et du bon de réception, signale les écarts et prépare la saisie dans votre logiciel. Il contrôle aussi les accusés de réception de commande avant que l’erreur arrive. Votre comptabilité vérifie et valide le paiement.
1. Le problème
« Je veux que les factures et les accusés de réception soient contrôlés sans que ma comptable y passe ses journées. »
- Les factures arrivent par mail, en PDF, sur des portails, et sont ressaisies à la main.
- Le rapprochement avec la commande et la réception se fait ligne à ligne, quand on a le temps.
- Un prix ou une quantité qui ne correspond pas passe inaperçu jusqu’au paiement.
- Depuis le 1er septembre 2026, il faut pouvoir recevoir des factures électroniques.
2. La contrainte
Garder votre logiciel de gestion et votre plateforme de facturation électronique. Le paiement n’est jamais déclenché par l’agent.
3. Comment ça marche
L’agent prépare, vous gardez la main.
Schéma : Factures fournisseurs
Facture ou accusé de réception
Le document arrive par mail, en PDF ou au format électronique par votre plateforme agréée.
L’agent achats lit et rapproche
Il extrait les lignes, les compare à la commande et au bon de réception, et repère les écarts de prix, de quantité ou de délai.
La comptabilité valide
Elle voit ce qui est conforme, ce qui ne l’est pas et pourquoi. Elle valide, corrige ou relance le fournisseur.
Saisie dans votre logiciel
Ce qui est validé est enregistré dans votre logiciel de gestion ou de comptabilité, prêt pour le paiement.
Les accusés de réception, contrôlés à l’arrivée
L’erreur la moins chère est celle qu’on attrape avant la livraison. L’accusé de réception de commande envoyé par le fournisseur dit ce qu’il va livrer, à quel prix et quand. L’agent le compare à votre commande :
- références, quantités, prix unitaires, remises ;
- date de livraison annoncée par rapport à la date demandée ;
- conditions de paiement et frais de port.
Chaque écart arrive chez l’acheteur avec la ligne concernée et le document à l’appui. L’acheteur décide : accepter, relancer le fournisseur ou corriger. Nous pouvons vous le montrer sur une démonstration avec des données fictives.
Facture électronique : ce que l’agent fait en plus de la plateforme
La plateforme agréée que vous avez choisie reçoit et transmet les factures électroniques. Elle ne vérifie pas que la facture correspond à ce que vous avez commandé et reçu. L’agent fait ce contrôle, puis prépare la saisie dans votre logiciel.
Si vous préparez aussi l’émission de vos factures pour le 1er septembre 2027, M-KIS peut vous accompagner sur le logiciel de gestion Odoo.
Industrie et négoce · ce qui est livré
Pas seulement un agent : tout ce qu’il faut pour qu’il serve
Pour les PME de l’industrie et du négoce, de 20 à 250 personnes, en Lorraine et dans le Grand Est.
L’agent achats
Chaque accusé de réception et chaque facture fournisseur comparés à la commande et à la réception ; les écarts arrivent avec la ligne et le document.
Branché sur votre logiciel
Odoo ou le logiciel de gestion en place, en lecture seule au départ. La saisie est préparée, une personne valide.
Prêt pour la facture électronique
Votre plateforme agréée reçoit les factures ; l’agent contrôle ce qu’elle ne contrôle pas. Pour l’émission au 1er septembre 2027, M-KIS vous accompagne sur Odoo.
Hébergé et sécurisé
Chez vous ou sur un serveur en Europe. Hébergé chez nous, il est sauvegardé et surveillé par M-KIS. Rien n’entraîne un modèle.
Vos équipes formées
Un ingénieur dédié met l’agent en service et forme l’acheteuse et la comptable sur leurs vrais dossiers.
Le gain mesuré
Le temps gagné noir sur blanc à l’essai, puis un point chaque mois. Si vous arrêtez, tout vous est rendu.
Une marque M-KIS
Merlya est une marque M-KIS
M-KIS tient et sécurise votre informatique, et fait tourner votre gestion sur Odoo. Merlya y ajoute l’IA.
Un contrat avec M-KIS SAS
Merlya est édité par M-KIS SAS, entreprise informatique de Maxéville (SIREN 942 515 446). C’est elle qui signe vos contrats et répond de ce qui est livré.
Hébergement et sécurité
Quand l’agent est hébergé chez nous, l’hébergement, les sauvegardes et la sécurité sont opérés par M-KIS, dont c’est le métier d’origine.
Votre logiciel de gestion
M-KIS est intégrateur Odoo. L’agent se branche aussi sur les autres logiciels de gestion courants : changer de logiciel n’est pas une condition.
Référencé en cybersécurité
M-KIS est référencé offreur de solutions en cybersécurité par Grand Est Développement (2026) et activateur France Num.
4. Ce que vous obtenez
- Chaque facture est lue, quel que soit son format, et classée.
- Elle est rapprochée de la commande et de la réception : les écarts ressortent avec la ligne concernée.
- La saisie est préparée dans votre logiciel de gestion ou de comptabilité.
- Une personne valide. Le paiement n’est jamais déclenché par l’agent.
5. Les garde-fous
Il cite ses sources
Chaque réponse dit d’où elle vient : le document, la page, la commande. Quand rien ne la justifie, l’agent dit « je ne trouve pas » au lieu d’inventer.
Lecture seule au départ
L’agent regarde, il ne modifie rien dans vos outils tant que vous ne l’avez pas décidé.
Une personne valide
L’agent lit, classe et prépare ; il ne modifie rien dans vos outils et n’envoie rien de lui-même. Ce qui sort de l’outil est relu et validé par une personne de votre équipe.
Où vont vos données
Vos documents restent chez vous ou sur un serveur en Europe. Pour la voix, la téléphonie et les messageries : des fournisseurs choisis pour ne pas conserver vos données ; la liste des sous-traitants et les lieux d’hébergement sont indiqués au contrat.
Rien n’entraîne un modèle
Vos données ne servent jamais à entraîner un modèle d’IA, ni le nôtre, ni celui d’un autre.
6. Le prix, affiché
Un agent pour une tâche : dès 4 900 € HT de mise en place + dès 490 € HT par mois. Factures et accusés de réception peuvent être confiés au même agent.
Un agent pour une tâche
dès 4 900 € HT de mise en place
+ dès 490 € HT par mois
Accusés de réception, factures fournisseurs, tri des mails, devis, appels d’offres.
- Un agent branché sur vos outils pour une tâche précise
- Lecture seule au départ, puis droits élargis si vous le décidez
- Vos documents restent chez vous ou en Europe ; hébergement et suivi compris dans le mensuel
- Mode d’emploi remis : tout vous appartient
Essai sur vos documents en 48 h
1 800 € HT
Pour les agents qui traitent vos documents et l’IA privée. Déduit de la mise en place si vous continuez.
- Un problème précis choisi avec vous
- Un essai sur vos vrais documents, rendu en 48 heures
- Le temps gagné mesuré, noir sur blanc
- Aucun engagement pour la suite
Montants hors taxes, à partir de. Le devis fixe le prix exact avant tout engagement. On commence par un essai sur vos documents en 48 h (1 800 € HT, déduit si vous continuez). Tous les tarifs.
7. Questions fréquentes
Qu’est-ce que la dématérialisation des factures fournisseurs ?
C’est le fait de recevoir, traiter et archiver les factures sous forme numérique, sans papier ni ressaisie. Avec la facture électronique obligatoire, les factures arrivent dans un format structuré (Factur-X, UBL ou CII) par une plateforme agréée. Il reste à les contrôler et à les rapprocher : c’est là qu’intervient l’agent.
Quelles sont les dates de la facture électronique ?
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, et les grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire doivent les émettre. Les PME et micro-entreprises devront les émettre à partir du 1er septembre 2027.
L’agent paie-t-il les factures ?
Non. Il prépare et signale. La validation et le paiement restent faits par une personne de chez vous. C’est une règle, pas une option.
Et les factures en PDF ou sur papier ?
L’agent les lit aussi. Pendant la transition, beaucoup de factures arrivent encore en PDF : il en extrait les informations et les traite comme les autres, en signalant celles qu’il n’a pas pu lire avec certitude.
Fonctionne-t-il avec notre logiciel de gestion ?
Oui, dans la plupart des cas : Odoo, dont M-KIS est intégrateur, et les logiciels de gestion et de comptabilité courants qui permettent un échange de données. On le vérifie lors du premier rendez-vous.
Combien ça coûte ?
dès 4 900 € HT de mise en place + dès 490 € HT par mois, hors taxes. Essai sur vos factures en 48 heures : 1 800 € HT, déduit si vous continuez.
8. À voir aussi
Tâches du bureau
Ce qui se lit, se compare et se ressaisit : l’agent prépare le travail, une personne vérifie et valide.
Réponse aux appels d’offres
Le dossier de consultation dépouillé, les exigences listées, un premier jet du mémoire technique.
n8n : installation, flux, agents et formation
Vos enchaînements automatiques et vos agents IA sur n8n, chez vous ou hébergé en Europe.
Agent IA pour entreprise : ce que c’est, exemples concrets
Ce qu’est un agent IA, ce qu’il fait, ce qu’il ne fait pas, et des exemples par métier.
Pour aller plus loin : combien coûte l’automatisation, les aides en Grand Est, l’IA dans l’industrie, l’IA pour les experts-comptables, l’IA dans le transport.
On regarde votre cas ?
Trente minutes pour savoir si un agent peut faire cette tâche chez vous, et combien ça coûtera. Réponse rapide par écrit si vous préférez nous écrire.