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Cabinets médicaux : le téléphone décroché, les données de santé sur un hébergement certifié
Un agent vocal peut décrocher, prendre et déplacer les rendez-vous, et confirmer la veille. Dès qu’un échange touche à la santé d’un patient, ces informations sont des données de santé. Quand un prestataire les héberge pour le compte du cabinet, la loi exige un hébergeur certifié HDS. C’est notre condition de départ, pas une option.
1. Le problème
« Je veux que mes patients puissent prendre rendez-vous sans que le téléphone interrompe chaque consultation. »
- Le téléphone sonne pendant les consultations.
- Le secrétariat est saturé aux heures d’ouverture, et injoignable le reste du temps.
- Les rendez-vous non honorés font perdre des créneaux.
- Les tâches administratives (factures des fournisseurs, mails) passent après les patients.
2. La contrainte
Données de santé : hébergement certifié HDS exigé pour tout ce qui en contient. Aucun conseil médical, aucun tri des urgences par la machine : une urgence, c’est le 15.
3. Comment ça marche
L’agent prépare, vous gardez la main.
Schéma : Cabinets médicaux
Un patient appelle
Il veut prendre, déplacer ou annuler un rendez-vous.
L’agent d’accueil répond
Il se présente comme assistant automatique, propose un créneau selon vos règles et, si l’appelant parle d’urgence, lui dit d’appeler le 15.
Le secrétariat garde la main
Les demandes qui sortent des règles prévues sont transférées ou rappelées par une personne du cabinet.
Rendez-vous et confirmation
Le rendez-vous est dans l’agenda, la confirmation est partie. Les données sont hébergées chez un hébergeur certifié HDS.
Les tâches où un agent aide vraiment
Ce qu’on confie à l’agent, et ce qu’on ne lui confie pas
Accueil téléphonique et rendez-vous
L’agent décroche, prend, déplace et annule les rendez-vous selon vos règles, et transfère ce qui sort de son rôle.
Standard et prise de rendez-vousConfirmations la veille
Un appel ou un message la veille pour confirmer ; les annulations libèrent le créneau pour un autre patient.
Confirmations et relancesLe travail administratif du cabinet
Factures des fournisseurs, mails des laboratoires et des prestataires : ce qui ne contient pas de données de patients peut être lu et préparé.
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4. Ce que vous obtenez
- Des consultations moins interrompues par le téléphone.
- Des rendez-vous pris aux horaires que vous choisissez, confirmés la veille.
- Les urgences toujours renvoyées vers le 15, jamais évaluées par la machine.
- Un hébergement certifié HDS pour tout ce qui touche aux patients, indiqué au contrat.
5. Les garde-fous
Hébergement certifié HDS
Les données de santé recueillies lors d’activités de prévention, de diagnostic ou de soins, hébergées par un prestataire pour le compte du cabinet, doivent l’être chez un hébergeur certifié HDS (article L. 1111-8 du code de la santé publique). Le projet se fait sur un tel hébergement, nommé au contrat, ou il ne se fait pas.
Aucun conseil médical
L’agent ne pose aucun diagnostic, ne donne aucun conseil et n’évalue pas la gravité. Il gère l’agenda.
Une urgence, c’est le 15
Si l’appelant parle d’urgence, l’agent lui dit d’appeler le 15. Il ne remplace ni la régulation ni une astreinte.
Le moins d’informations possible
L’agent ne demande que ce qu’il faut pour poser le rendez-vous. Le motif détaillé n’est demandé que si vous le décidez, et il reste sur l’hébergement certifié.
Il dit qu’il est une machine
L’agent se présente comme l’assistant automatique du cabinet, comme le prévoit le règlement européen sur l’IA, et transfère vers le secrétariat quand il le faut.
Rien n’entraîne un modèle
Les conversations ne servent jamais à entraîner un modèle. L’enregistrement des appels n’est activé que si vous le décidez, et il est annoncé.
6. Le prix, affiché
Standard téléphonique et prise de rendez-vous : dès 1 500 € HT de mise en place + dès 249 € HT par mois. 300 minutes d’appel incluses chaque mois, puis 0,30 € HT la minute. Le coût de l’hébergement certifié HDS est chiffré au devis. Pas d’essai payant : une démonstration gratuite sur votre cas.
Standard téléphonique IA ou prise de rendez-vous
dès 1 500 € HT de mise en place
+ dès 249 € HT par mois
300 minutes d’appel incluses chaque mois, puis 0,30 € HT la minute.
- L’agent décroche, répond, qualifie et prend les rendez-vous
- Transfert vers une personne de chez vous quand il le faut
- Un résumé écrit de chaque appel
- Une démonstration gratuite sur votre cas avant de vous engager, sans essai payant
Un agent pour une tâche
dès 4 900 € HT de mise en place
+ dès 490 € HT par mois
Accusés de réception, factures fournisseurs, tri des mails, devis, appels d’offres.
- Un agent branché sur vos outils pour une tâche précise
- Lecture seule au départ, puis droits élargis si vous le décidez
- Vos documents restent chez vous ou en Europe ; hébergement et suivi compris dans le mensuel
- Mode d’emploi remis : tout vous appartient
Montants hors taxes, à partir de. Le devis fixe le prix exact avant tout engagement. Pour le téléphone, pas d’essai payant : on vous fait une démonstration gratuite sur votre cas. Tous les tarifs.
7. Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’un secrétariat médical IA ?
Un agent vocal qui décroche au numéro du cabinet, prend, déplace et confirme les rendez-vous selon vos règles, et transfère au secrétariat ce qui sort de son rôle. Il ne donne aucun conseil médical.
Les données des patients sont-elles protégées ?
Tout ce qui contient des données de santé est hébergé chez un hébergeur certifié HDS, nommé au contrat. La loi l’exige dès qu’un prestataire héberge, pour le compte du cabinet, des données de santé recueillies lors des soins (article L. 1111-8 du code de la santé publique), et c’est notre condition pour faire le projet. Au téléphone, la voix passe par un fournisseur de voix qui n’est pas hébergeur certifié HDS : l’agent se limite donc à la prise de rendez-vous et ne recueille aucune information sur la santé du patient ; tout ce qui en contient reste chez l’hébergeur certifié.
Que fait l’agent si un patient décrit une urgence ?
Il lui dit d’appeler le 15. Il n’évalue pas la gravité et ne remplace pas la régulation médicale.
Les patients savent-ils qu’ils parlent à une machine ?
Oui, toujours. L’agent se présente dès le début de l’appel comme l’assistant automatique du cabinet, et propose de parler à une personne quand c’est possible.
Combien ça coûte ?
Standard téléphonique et prise de rendez-vous : dès 1 500 € HT de mise en place + dès 249 € HT par mois. 300 minutes d’appel incluses chaque mois, puis 0,30 € HT la minute. L’hébergement certifié HDS est chiffré au devis. Montants hors taxes.
On regarde votre cas ?
Trente minutes pour savoir si un agent peut faire cette tâche chez vous, et combien ça coûtera. Réponse rapide par écrit si vous préférez nous écrire.