Accueillir et répondre · Cas 1 sur 3
Standard téléphonique IA : chaque appel décroché, chaque demande notée
Un agent vocal répond au standard de votre entreprise. Il décroche, comprend la demande, répond aux questions simples, prend le rendez-vous dans votre agenda et transfère à une personne quand il le faut. Chaque appel vous arrive résumé, par écrit.
1. Le problème
« Je veux que chaque appel soit pris, même quand on est tous sur un chantier ou en rendez-vous. »
- Le téléphone sonne pendant qu’on est en rendez-vous, au volant ou sur un chantier.
- Le répondeur se remplit, une partie des gens ne laisse pas de message et appelle ailleurs.
- Les messages notés sur un coin de papier se perdent.
- Un secrétariat ou une permanence téléphonique externalisée coûte cher et ne connaît pas votre métier.
2. La contrainte
Garder votre numéro et votre agenda. Prévenir l’appelant qu’il parle à une machine, et passer la main à une personne dès qu’il le faut.
3. Comment ça marche
L’agent prépare, vous gardez la main.
Schéma : Standard téléphonique IA
Appel entrant
Un client appelle votre numéro habituel, pendant ou en dehors de vos heures d’ouverture.
L’agent d’accueil décroche
Il se présente comme assistant automatique, comprend la demande, pose les questions que vous lui avez apprises et repère les urgences.
Dossier et créneau préparés
Il propose un créneau libre de votre agenda et prépare la fiche de l’appel : qui, quoi, où, urgence.
Votre équipe garde la main
Ce que l’agent fait seul (proposer un créneau, envoyer la confirmation) a été décidé avec vous à l’avance. Les cas délicats sont transférés, et vous corrigez ses consignes quand vous voulez.
Rendez-vous dans l’agenda
Le rendez-vous est posé, la confirmation est partie par SMS ou par mail, le résumé écrit est rangé.
Un appel, rejoué
Exemple reconstitué pour une entreprise fictive de chauffage. Ce n’est pas l’enregistrement d’un client.
- Agent MerlyaBonjour, entreprise de chauffage, je suis l’assistant automatique de l’entreprise. Que puis-je faire pour vous ?
- AppelantBonjour, ma chaudière fait un bruit bizarre depuis ce matin, il faudrait que quelqu’un passe.
- Agent MerlyaJe comprends. Est-ce que vous avez encore de l’eau chaude, et sentez-vous une odeur de gaz ?
- AppelantDe l’eau chaude oui, pas d’odeur.
- Agent MerlyaMerci. Ce n’est donc pas une urgence de sécurité. Je peux vous proposer jeudi entre 8 h et 10 h, ou vendredi entre 14 h et 16 h. Qu’est-ce qui vous arrange ?
- AppelantJeudi matin, très bien.
- Agent MerlyaC’est noté pour jeudi entre 8 h et 10 h. Vous allez recevoir un SMS de confirmation. Souhaitez-vous parler à quelqu’un de l’équipe avant ?
- AppelantNon, c’est parfait, merci.
- Après l’appelRésumé envoyé à l’équipe : bruit de chaudière, eau chaude présente, pas d’odeur de gaz, rendez-vous jeudi 8 h à 10 h, numéro du client et adresse vérifiés. Le planning du technicien est mis à jour.
Accueil téléphonique et prise de rendez-vous
La prise de rendez-vous est la tâche que l’agent fait le mieux : elle suit des règles claires. Vous lui dites quels créneaux proposer, combien de temps dure chaque type de rendez-vous, quelles informations demander avant, et ce qui doit passer devant tout le reste.
- Il propose les créneaux libres de votre agenda et confirme par SMS ou par mail.
- Il rappelle ou écrit la veille pour confirmer, et libère le créneau en cas d’annulation : voir l’agent vocal pour les confirmations et les relances.
- Il garde une trace écrite de chaque demande, même quand l’appelant raccroche avant la fin.
Les horaires
L’agent peut décrocher en dehors de vos heures d’ouverture et prendre les demandes. Il ne remplace pas une astreinte : quand une intervention humaine est nécessaire la nuit, c’est votre organisation d’astreinte qui s’applique, et l’agent le dit à l’appelant.
4. Ce que vous obtenez
- L’agent décroche à chaque appel, aux horaires que vous choisissez, y compris le soir.
- Il pose les bonnes questions, celles que vous lui avez apprises, et repère les urgences.
- Il prend le rendez-vous dans votre agenda et envoie la confirmation.
- Il transfère à la bonne personne quand c’est nécessaire, et vous envoie un résumé écrit de chaque appel.
5. Les garde-fous
Il dit qu’il est une machine
L’agent se présente comme l’assistant automatique de l’entreprise : nous l’annonçons dès le début de l’appel, comme le prévoit le règlement européen sur l’IA (article 50).
Une personne quand il le faut
Urgence, client mécontent, demande hors de son rôle : il transfère vers la personne que vous avez désignée ou prend un message.
Décidé avec vous à l’avance
Ce que l’agent fait seul (décrocher, proposer un créneau, envoyer une confirmation) est décidé avec vous à l’avance ; tout le reste, et tout ce qui engage l’entreprise, attend votre validation.
Il ne promet rien d’autre
Il ne donne ni prix ni délai que vous ne lui avez pas écrits. Quand il ne sait pas, il le dit et fait rappeler.
Des fournisseurs choisis
Téléphonie et voix : des fournisseurs choisis pour ne pas conserver vos données. La liste des sous-traitants et leurs lieux d’hébergement sont indiqués au contrat.
Rien n’entraîne un modèle
Les conversations ne servent jamais à entraîner un modèle. L’enregistrement des appels n’est activé que si vous le décidez, et il est annoncé à l’appelant.
6. Le prix, affiché
dès 1 500 € HT de mise en place + dès 249 € HT par mois. 300 minutes d’appel incluses chaque mois, puis 0,30 € HT la minute. Pas d’essai payant : on vous fait d’abord une démonstration gratuite sur votre cas.
Standard téléphonique IA ou prise de rendez-vous
dès 1 500 € HT de mise en place
+ dès 249 € HT par mois
300 minutes d’appel incluses chaque mois, puis 0,30 € HT la minute.
- L’agent décroche, répond, qualifie et prend les rendez-vous
- Transfert vers une personne de chez vous quand il le faut
- Un résumé écrit de chaque appel
- Une démonstration gratuite sur votre cas avant de vous engager, sans essai payant
Montants hors taxes, à partir de. Le devis fixe le prix exact avant tout engagement. Pour le téléphone, pas d’essai payant : on vous fait une démonstration gratuite sur votre cas. Tous les tarifs.
7. Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’un standard téléphonique virtuel avec IA ?
C’est un standard sans standardiste à plein temps : un agent vocal décroche à votre numéro, comprend ce que veut l’appelant, répond aux questions simples, prend les rendez-vous et transfère les appels qui le demandent. Vous gardez votre numéro.
Quelle différence avec un secrétariat ou une permanence téléphonique externalisée ?
Une permanence externalisée met une personne au bout du fil, souvent pour plusieurs entreprises à la fois, avec un coût à l’appel ou au temps passé. L’agent IA connaît vos consignes par cœur, décroche à chaque appel et note tout par écrit. Pour les conversations délicates, il passe la main à une personne de chez vous.
Les appelants savent-ils qu’ils parlent à une machine ?
Oui, toujours. Nous l’annonçons dès le début de l’appel, comme le prévoit le règlement européen sur l’IA (article 50) : l’agent se présente comme l’assistant automatique de l’entreprise.
Peut-il prendre des rendez-vous dans notre agenda ?
Oui. Il se branche sur votre agenda ou votre logiciel de prise de rendez-vous, propose des créneaux libres, confirme par SMS ou par mail, et peut rappeler la veille pour confirmer.
Combien coûte un standard téléphonique IA ?
dès 1 500 € HT de mise en place + dès 249 € HT par mois. 300 minutes d’appel incluses chaque mois, puis 0,30 € HT la minute. Montants hors taxes.
Faut-il changer d’opérateur ou de numéro ?
Non. Dans la plupart des cas, il suffit de renvoyer les appels de votre numéro vers l’agent, tout le temps ou seulement quand personne ne décroche. On vérifie avec vous lors du premier rendez-vous.
8. À voir aussi
Accueillir et répondre
Le téléphone, les rendez-vous, les mails et les messages : l’agent répond tout de suite, note tout, et passe la main à une personne quand il le faut.
Agent vocal IA : confirmations et relances
Appels de confirmation de rendez-vous et de relance vers vos clients et vos fournisseurs.
Agent IA pour entreprise : ce que c’est, exemples concrets
Ce qu’est un agent IA, ce qu’il fait, ce qu’il ne fait pas, et des exemples par métier.
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Vos enchaînements automatiques et vos agents IA sur n8n, chez vous ou hébergé en Europe.
Pour aller plus loin : par où commencer, les aides en Grand Est, l’IA pour les artisans et le BTP, l’IA pour les cabinets médicaux, l’IA pour les agences immobilières, l’IA pour les notaires.
On regarde votre cas ?
Trente minutes pour savoir si un agent peut faire cette tâche chez vous, et combien ça coûtera. Réponse rapide par écrit si vous préférez nous écrire.