01 · Ils décrochent · Département 1 sur 4
Accueillir et répondre : chaque appel pris, chaque message traité
Les agents d’accueil décrochent le téléphone, prennent les rendez-vous, confirment la veille et préparent les réponses aux mails et aux messages. Ils se présentent comme des assistants automatiques, suivent vos consignes et passent la main à une personne dès qu’il le faut.
1. Le problème
« Je veux que chaque appel et chaque message reçoivent une réponse, même quand toute l’équipe est occupée. »
- Le téléphone sonne pendant les rendez-vous, sur les chantiers, à l’heure du déjeuner.
- Les messages s’accumulent sur le répondeur, dans la boîte mail commune, sur WhatsApp.
- Les rendez-vous non confirmés laissent des trous dans le planning.
2. La contrainte
Garder votre numéro, votre agenda et votre ton. Prévenir les gens qu’ils parlent à une machine, et passer la main à une personne dès qu’il le faut.
3. Comment ça marche
L’agent prépare, vous gardez la main.
Schéma : Accueillir et répondre
Un appel, un mail, un message
Un client appelle, écrit par mail, sur le site ou sur WhatsApp.
L’agent d’accueil répond
Il se présente comme assistant automatique, comprend la demande, pose les questions prévues et propose un créneau.
Votre équipe garde la main
Ce que l’agent fait seul a été décidé avec vous à l’avance. Les cas délicats sont transférés à une personne, et vous relisez les résumés.
Rendez-vous et résumé écrit
Le rendez-vous est dans l’agenda, la confirmation est partie, le résumé de l’échange est rangé.
Les cas, un par un
Accueillir et répondre : ce que l’agent prend en charge
Standard téléphonique IA
L’agent décroche, comprend la demande, répond et transfère. Démonstration d’un appel rejouée.
Voir comment ça marchePrise de rendez-vous
Créneaux proposés dans votre agenda, confirmation par SMS ou par mail.
Voir comment ça marcheAppels de confirmation et de relance
La veille d’un rendez-vous, après un devis, auprès d’un fournisseur.
Voir comment ça marchePar métier : Industrie et négoce · Logistique et transport · Experts-comptables · Artisans et BTP · Avocats · Notaires · Agences immobilières · Cabinets médicaux.
Mails, chat du site et WhatsApp
Les messages écrits, avec le même principe
L’agent lit le message, retrouve l’historique du client et vos réponses habituelles, et prépare une réponse. Pour les questions simples que vous avez choisies à l’avance (horaires, adresse, suivi d’une commande), il répond seul ; tout le reste attend votre validation avant de partir. Il ne promet jamais un prix ni un délai que vous ne lui avez pas écrits.
Prix : comme un agent pour une tâche. Voir les tarifs.
Les autres départements
Tâches du bureau
Ce qui se lit, se compare et se ressaisit : l’agent prépare le travail, une personne vérifie et valide.
03 · Ils retrouventSavoir et décider
Ce que l’entreprise sait déjà, enfin accessible : vos documents, vos dossiers, l’état réel de l’activité, même quand la personne qui sait est absente.
04 · Ils protègentFormer et sécuriser
Vos équipes formées, les outils grand public encadrés, les données sensibles masquées par l’agent sécurité, les risques vérifiés.
4. Ce que vous obtenez
- Chaque appel est pris, résumé par écrit et transmis à la bonne personne.
- Les rendez-vous arrivent dans votre agenda, confirmés la veille.
- Les mails et messages reçoivent une réponse préparée à partir de vos consignes.
- Les cas délicats sont toujours passés à une personne de chez vous.
5. Les garde-fous
Il dit qu’il est une machine
L’agent se présente comme l’assistant automatique de l’entreprise, au téléphone comme par écrit, comme le prévoit le règlement européen sur l’IA.
Décidé avec vous à l’avance
Ce que l’agent fait seul (décrocher, proposer un créneau, envoyer une confirmation) est décidé avec vous à l’avance ; tout le reste, et tout ce qui engage l’entreprise, attend votre validation.
Une personne quand il le faut
Urgence, client mécontent, demande hors de son rôle : il transfère vers la personne que vous avez désignée ou fait rappeler.
Des fournisseurs choisis
Pour la voix, la téléphonie et les messageries : des fournisseurs choisis pour ne pas conserver vos données ; la liste des sous-traitants et les lieux d’hébergement sont indiqués au contrat.
Rien n’entraîne un modèle
Les conversations ne servent jamais à entraîner un modèle. L’enregistrement des appels n’est activé que si vous le décidez, et il est annoncé.
6. Le prix, affiché
Standard téléphonique IA ou prise de rendez-vous
dès 1 500 € HT de mise en place
+ dès 249 € HT par mois
300 minutes d’appel incluses chaque mois, puis 0,30 € HT la minute.
- L’agent décroche, répond, qualifie et prend les rendez-vous
- Transfert vers une personne de chez vous quand il le faut
- Un résumé écrit de chaque appel
- Une démonstration gratuite sur votre cas avant de vous engager, sans essai payant
Un agent pour une tâche
dès 4 900 € HT de mise en place
+ dès 490 € HT par mois
Accusés de réception, factures fournisseurs, tri des mails, devis, appels d’offres.
- Un agent branché sur vos outils pour une tâche précise
- Lecture seule au départ, puis droits élargis si vous le décidez
- Vos documents restent chez vous ou en Europe ; hébergement et suivi compris dans le mensuel
- Mode d’emploi remis : tout vous appartient
Montants hors taxes, à partir de. Le devis fixe le prix exact avant tout engagement. Pour le téléphone, pas d’essai payant : on vous fait une démonstration gratuite sur votre cas. Tous les tarifs.
7. Questions fréquentes
Quelles tâches d’accueil un agent IA peut-il prendre ?
Décrocher au standard, répondre aux questions fréquentes, prendre et déplacer les rendez-vous, confirmer la veille, relancer un devis, répondre aux mails et aux messages du site ou de WhatsApp à partir de vos consignes.
Les gens savent-ils qu’ils parlent à une machine ?
Oui, toujours. L’agent se présente comme l’assistant automatique de l’entreprise, comme le demande le règlement européen sur l’IA.
Peut-on parler à une personne ?
Oui. Pour une urgence, un client mécontent ou une demande hors de son rôle, l’agent transfère vers la personne désignée ou fait rappeler.
Combien ça coûte ?
Standard téléphonique IA ou prise de rendez-vous : dès 1 500 € HT de mise en place + dès 249 € HT par mois. 300 minutes d’appel incluses chaque mois, puis 0,30 € HT la minute. Hors taxes. Pas d’essai payant pour le téléphone : on vous fait une démonstration gratuite sur votre cas.
Que fait l’agent sans nous demander ?
Ce que l’agent fait seul (décrocher, proposer un créneau, envoyer une confirmation) est décidé avec vous à l’avance ; tout le reste, et tout ce qui engage l’entreprise, attend votre validation.
8. À voir aussi
Standard téléphonique IA
Un agent qui décroche, répond, prend les rendez-vous et passe la main à une personne.
Agent vocal IA : confirmations et relances
Appels de confirmation de rendez-vous et de relance vers vos clients et vos fournisseurs.
IA pour le service client
Un agent conversationnel au téléphone, par mail et sur le site, qui passe la main à une personne.
On regarde votre cas ?
Trente minutes pour savoir si un agent peut faire cette tâche chez vous, et combien ça coûtera. Réponse rapide par écrit si vous préférez nous écrire.