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IA pour notaires : l’office décroche, les dossiers sont complets, le notaire rédige
Dans un office, une grande partie du temps part à réclamer des pièces, lire les documents reçus et répondre au téléphone. Un agent prépare ce travail : il tient la liste des pièces de chaque dossier, résume les documents en citant la page, décroche et prend les rendez-vous. La rédaction des actes, le conseil et la validation restent ceux du notaire.
1. Le problème
« Je veux que mes collaborateurs arrêtent de courir après les pièces et de répondre dix fois par jour à « où en est mon dossier ? ». »
- Le téléphone sonne pendant les signatures et les rendez-vous.
- Les pièces arrivent par mail, par courrier, en photo, et l’on découvre tard ce qui manque.
- Les mêmes questions pratiques reviennent : pièces à apporter, horaires, avancement du dossier.
- Les documents reçus (diagnostics, titres, courriers) doivent être lus avant de pouvoir avancer.
2. La contrainte
Le notaire est tenu au secret professionnel. Les données des clients restent à l’office ou dans un environnement réservé en Europe. L’agent ne rédige aucun acte, ne donne aucun conseil, et rien ne part sans validation de l’office.
3. Comment ça marche
L’agent prépare, vous gardez la main.
Schéma : Notaires
Les pièces d’un dossier arrivent
Par mail, par courrier numérisé ou dans le dossier partagé de l’office.
L’agent classe et vérifie
Il range chaque pièce dans le dossier, la compare à la liste établie par l’office et signale ce qui manque ou ce qui paraît incomplet.
Le collaborateur et le notaire valident
Ils contrôlent ce qui est signalé, décident des relances et gardent seuls l’analyse juridique et la rédaction.
Le dossier est à jour
La liste des pièces est à jour dans vos outils ; la relance validée part au client.
Les tâches où un agent aide vraiment
Ce qu’on confie à l’agent, et ce qu’on ne lui confie pas
Accueil téléphonique et rendez-vous
L’agent décroche, se présente comme assistant automatique, prend ou déplace les rendez-vous et transfère ce qui demande un collaborateur. Il ne donne aucun conseil au téléphone.
Standard et prise de rendez-vousLa liste des pièces d’un dossier
Chaque pièce reçue est rangée et comparée à la liste fixée par l’office ; les manques sont signalés et la relance est préparée, envoyée après validation.
Tâches du bureauLa synthèse des documents reçus
Les documents d’un dossier résumés pour le collaborateur, chaque point avec le document et la page d’origine. La lecture juridique reste celle du notaire.
IA privée sur vos documentsLes questions courantes des clients
Pièces à apporter, horaires, étape du dossier : l’agent répond à partir des réponses que l’office a écrites, par téléphone, mail ou message, et fait rappeler pour le reste.
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4. Ce que vous obtenez
- Chaque appel pris, même pendant les signatures, avec un résumé écrit.
- Des dossiers dont on sait tout de suite ce qui manque.
- Des documents résumés avec leur page, à vérifier plutôt qu’à relire en entier.
- Moins d’interruptions pour des questions déjà répondues par écrit.
5. Les garde-fous
Le secret reste à l’office
Les documents des clients restent sur vos serveurs ou dans un environnement qui vous est réservé chez un hébergeur situé en Europe. Rien ne part sur un compte d’outil grand public, rien ne sert à entraîner un modèle.
Aucun acte, aucun conseil
L’agent ne rédige aucun acte et ne donne aucun conseil juridique, ni par écrit ni au téléphone. Il range, résume, répond aux questions pratiques et transmet.
Le notaire valide tout
Relances, réponses qui sortent du cadre écrit par l’office, synthèses : rien n’est utilisé sans la validation d’une personne de l’office.
Il cite ses sources
Chaque point d’une synthèse renvoie au document et à la page. Quand rien ne le justifie, l’agent dit « je ne trouve pas ».
Au téléphone, il dit qu’il est une machine
L’agent se présente comme l’assistant automatique de l’office, comme le prévoit le règlement européen sur l’IA, et passe la main dès qu’une question appelle un conseil.
Décidé avec vous à l’avance
Ce que l’agent fait seul (décrocher, proposer un créneau, envoyer une confirmation) est décidé avec vous à l’avance ; tout le reste, et tout ce qui engage l’entreprise, attend votre validation.
6. Le prix, affiché
Standard téléphonique et prise de rendez-vous : dès 1 500 € HT de mise en place + dès 249 € HT par mois. Un agent pour une tâche (pièces des dossiers, questions courantes) : dès 4 900 € HT de mise en place + dès 490 € HT par mois. IA privée sur les documents de l’office : dès 6 900 € HT de mise en place + dès 590 € HT par mois.
Standard téléphonique IA ou prise de rendez-vous
dès 1 500 € HT de mise en place
+ dès 249 € HT par mois
300 minutes d’appel incluses chaque mois, puis 0,30 € HT la minute.
- L’agent décroche, répond, qualifie et prend les rendez-vous
- Transfert vers une personne de chez vous quand il le faut
- Un résumé écrit de chaque appel
- Une démonstration gratuite sur votre cas avant de vous engager, sans essai payant
Un agent pour une tâche
dès 4 900 € HT de mise en place
+ dès 490 € HT par mois
Accusés de réception, factures fournisseurs, tri des mails, devis, appels d’offres.
- Un agent branché sur vos outils pour une tâche précise
- Lecture seule au départ, puis droits élargis si vous le décidez
- Vos documents restent chez vous ou en Europe ; hébergement et suivi compris dans le mensuel
- Mode d’emploi remis : tout vous appartient
IA privée sur vos documents
dès 6 900 € HT de mise en place
+ dès 590 € HT par mois
Matériel à part s’il est installé chez vous.
- Un assistant qui répond à partir de vos documents, en citant ses sources
- Installé chez vous ou hébergé en Europe
- Droits d’accès respectés : chacun ne voit que ce qu’il a le droit de voir
- Mise à jour des documents et suivi compris dans le mensuel
Montants hors taxes, à partir de. Le devis fixe le prix exact avant tout engagement. Pour le téléphone, pas d’essai payant : on vous fait une démonstration gratuite sur votre cas. Tous les tarifs.
7. Questions fréquentes
Que peut faire l’IA pour un office notarial ?
Prendre les appels et les rendez-vous, tenir à jour la liste des pièces de chaque dossier, préparer les relances, résumer les documents reçus en citant la page et répondre aux questions pratiques des clients à partir de vos réponses écrites. Elle ne rédige aucun acte et ne donne aucun conseil.
L’agent peut-il rédiger un acte ?
Non. La rédaction des actes, l’analyse juridique et le conseil restent ceux du notaire. L’agent prépare le dossier et résume les documents pour que l’office gagne du temps.
Et le secret professionnel ?
Les documents des clients restent sur vos serveurs ou dans un environnement qui vous est réservé chez un hébergeur en Europe. Les règles de votre profession et de vos outils métier restent à vérifier pour votre office.
Faut-il changer de logiciel de rédaction d’actes ?
Non. L’agent se branche sur votre téléphonie, votre messagerie et vos dossiers partagés, et quand c’est possible sur vos outils. On vérifie avec vous ce qui est possible lors du premier rendez-vous.
Les clients savent-ils qu’ils parlent à une machine ?
Oui. L’agent se présente dès le début comme l’assistant automatique de l’office, ne donne aucun conseil et propose un rendez-vous ou un rappel.
Combien ça coûte ?
Standard téléphonique : dès 1 500 € HT de mise en place + dès 249 € HT par mois. 300 minutes d’appel incluses chaque mois, puis 0,30 € HT la minute. Un agent pour une tâche : dès 4 900 € HT de mise en place + dès 490 € HT par mois. IA privée : dès 6 900 € HT de mise en place + dès 590 € HT par mois. Matériel à part s’il est installé chez vous. Montants hors taxes.
8. À voir aussi
Standard téléphonique IA
Un agent qui décroche, répond, prend les rendez-vous et passe la main à une personne.
IA privée sur vos documents
Un assistant qui répond à partir de vos documents, cite ses sources et dit « je ne trouve pas ».
IA pour avocats
Retrouver une pièce ou un modèle du cabinet, décrocher pendant les audiences, sans faire sortir le secret professionnel.
On regarde votre cas ?
Trente minutes pour savoir si un agent peut faire cette tâche chez vous, et combien ça coûtera. Réponse rapide par écrit si vous préférez nous écrire.